2019年3月12日 / 最終更新日 : 2019年3月13日 test_kuramori@OrgEditor コラム

イベントをマスコミに取材してもらう方法

イベントの告知のタイミング

イベントを是非マスコミに取り上げてもらいましょう。大きな影響力を持っていますので、自団体の知名度を向上するチャンスです。情報発信のタイミングが大事になってきます。上手に活用してみましょう。

ここでは、一般向けイベントの告知のタイミングについておはなしします。
まず、プレスリリースを作成しましょう。
作成は、イベント告知のタイミングである2ヶ月前～3週間前です。

プレスリリースの目的は、マスコミ掲載を通して目にしてくれた方が、参加者として来てもらうことです。
自分が参加すると想定し、イベント情報は2週間～1か月前くらいには知りたいところです。そのためには、マスコミには3週間前くらいに情報が入っているのが理想です。

それぞれのメディアごとに逆算して日時を決めます。
あまり早すぎても忘れられてしまうので、早くても2ヶ月前、遅くとも1ヶ月前くらいを目安に準備しましょう。

●ホームページ、SNS
イベントの一ヶ月前～当日

●新聞
1回目：開催日の1ヶ月～3週間前にFAXまたはメール
2回目：開催日直前（1週間前～前日）にFAXまたはメール、電話
イベント開催地のある全国紙支局へ提供

●テレビ
1回目：開催日の2ヶ月前～3週間前にFAXまたはメール
2回目：開催日直前（1週間前～前日）にFAXまたはメール、電話
イベント開催地のローカルテレビ局、全国ネットより来てくれる可能性大

●雑誌　
開催日の3～4ヶ月前
当該イベント時期と雑誌の発売時期に注意する

配信に適した曜日は、
週半ばの火水木曜日です。

配信に適した時間帯は、
営業時間である10時～17時の間にしましょう。
10～11時台、15時～16時台が最適ともいわれています。

配信する方法は、
・直接メディア各社に配信する
・プレスリリース配信サービス（プレスリリース代行会社）を利用する
が、主な方法です。

昨今は手間の少ない、後者を利用するケースが増えています。自分たちが認知していない方々へ認識してもらえることもあります。プレスリリース代行会社により、提携するメディアの媒体数が異なり、配信のルールも様々です。はじめにいくつか検討してみましょう。

以上のことより、イベントをマスコミに取材してもらう場合は、1ヶ月前までには案内状+プレスリリースを送るようにしましょう。マスコミの方は忙しいので、取材先を決めるのは直前になることが多いのですが、早めに告知しておくことをおすすめします。

イベント開催日まで1ヶ月を切ったら、当日取材のアプローチに入ります。
前述の新聞、テレビの2回目のタイミング内容を詳しくみていきます。

2回目：開催日直前（1週間前～前日）にFAXまたはメール、電話とは、

イベント当日取材アプローチでは、「同じリリースを2回送る」というのがポイントということです。

新聞、テレビなどの各社へ再度プレスリリースをFAXまたはメールし、あわせて直接電話で当日の取材をお願いしていきます。

マスコミには毎日大量のプレスリリースが届きます。
配信したプレスリリースを、担当者が読みはぐっていたり、手元に届いていなかったりします。
特にテレビは、イベントや催し物、記者会見を取材する際、事前に多くの情報を集めた上で、どこを取材するのかを前日あるいは当日の朝に決定します。

そこで、当日取材を確実にしてもらうためにも、1回目は認知しておいていただき、2回目は取材の選択肢にいれてもらえるようプッシュしていくのが定番です。

プレスリリースには、必ず最後のページにFAX返信用シートをつけます。
これはイベントの取材を希望するマスコミが、主催者に取材申込をするための用紙です。

これをつけてプレスリリースを送っておくと、取材の申し込みが思わぬ媒体から自動的に入ってくることもあります。

当日どうしても都合がつかず、取材に足を運べなかったという記者や編集者もいます。興味は持ってもらえたものの取材に至らなかったケースもあります。

そのような方々や、事前にプレスリリースを送った媒体には、イベントの当日の様子をまとめた「イベント報告」のプレスリリースを作って、早々に送りましょう。

記者や編集者が興味を持ってくれていれば、
当日取材がなくても、その資料内容をもとに記事を書いてくれる場合があるからです。

是非そのイベント報告には、参加者の声を載せることをお勧めします。
画像や動画とあわせて、そのイベントの様子がより具体的に伝わり身近に感じてもらいやすいです。

このようなかたちで、イベントを開催したら、ぜひその後のフォローアップをしていきましょう。
参加できなかった方々に記事を読んでもらい自団体の認知や次回イベント集客に繋がるチャンスです。

プレスリリースは無料で始められるマーケティング施策です。配信方法やタイミングなどを確認しつつ、検討してみてください。